Politique en matière de réclamations

Date : juin 2026

1. Objet et champ d'application

ID Genève Watches (ci-après « ID Genève ») s'engage à mener ses activités de manière responsable, éthique et transparente.

Cette procédure définit :

• les conditions dans lesquelles une plainte peut être déposée

• les étapes du traitement et les délais correspondants

• responsabilités internes

• les garanties accordées aux personnes qui déposent une plainte

• les procédures de suivi, de clôture et de rapport annuel

2. Qui peut déposer une plainte ?

Toute partie prenante d'ID Genève est en droit de déposer une plainte, notamment :

• membres du personnel (salariés, travailleurs indépendants, stagiaires)

• clients

• partenaires commerciaux et fournisseurs

• les membres de la communauté ou les personnes qui se sentent concernées par les activités d’ID Genève

• toute autre personne ou organisation concernée

Les plaintes anonymes sont acceptées. Dans ce cas, ID Genève ne peut pas toujours garantir un suivi personnalisé, mais la plainte sera traitée avec le même sérieux.

3. Motifs valables

Une plainte peut porter sur un ou plusieurs des motifs suivants :

• Non-respect des politiques internes d'ID Genève (code de conduite, politique de développement durable)

• Comportements inappropriés, harcèlement, discrimination ou atteintes à la dignité humaine

• Impact environnemental négatif lié aux activités d'ID Genève ou de ses fournisseurs

• Impact social négatif ou violations des droits de l'homme

• Corruption, conflits d'intérêts ou fraude

• Non-respect de la législation en vigueur (droit du travail, droit de l'environnement, etc.)

• Communication trompeuse ou « greenwashing »

• Tout autre comportement contraire aux valeurs et aux engagements d'ID Genève

Les réclamations ne relevant pas de notre champ d'action (par exemple, les réclamations d'ordre commercial concernant une commande ou un produit) sont transmises au service compétent. Par ailleurs, les réclamations sans rapport avec les activités de l'entreprise, insuffisamment étayées ou formulées de mauvaise foi ne seront pas considérées comme des réclamations officielles.

4. Comment déposer une plainte ?

ID Genève met à disposition le canal suivant pour déposer une réclamation :

Les réclamations doivent être déposées exclusivement via le formulaire en ligne disponible sur le site web d'ID Genève : www.idwatch.ch/grievance

Ce formulaire est accessible à toutes les parties prenantes, tant internes qu'externes. Les plaintes anonymes sont acceptées.

5. Processus de traitement

Étape 1 — Réception et accusé de réception (Délai : 5 jours ouvrables)

Dès réception d'une plainte, le responsable désigné :

• enregistre la réclamation dans le registre de suivi (voir section 7)

• envoie un accusé de réception au plaignant (si ses coordonnées ont été fournies) dans un délai de 5 jours ouvrables

• attribue un numéro de dossier unique

Étape 2 — Évaluation initiale (délai : 10 jours ouvrables)

Le responsable désigné examine la recevabilité de la plainte :

• La plainte relève-t-elle du champ d'application défini à l'article 3 ?

• Est-ce suffisamment précis pour faire l'objet d'une enquête ?

• Y a-t-il un conflit d'intérêts concernant le responsable désigné ?

Si la réclamation n'est pas acceptée, le plaignant en est informé par écrit, avec une explication claire du motif du rejet, dans un délai de 10 jours ouvrables.

En cas de conflit d'intérêts avéré, le dossier est confié à un autre membre de l'équipe ou à un tiers neutre désigné (arbitre).

Étape 3 — Enquête et résolution (délai : 30 jours calendaires)

Pour les réclamations retenues, le responsable désigné :

• mène une enquête adaptée à la nature et à la gravité de la plainte

• peut demander des informations complémentaires au plaignant ou à des parties internes

• propose une résolution ou un plan d'action corrective

• soumet la résolution à la direction pour approbation si la plainte est grave ou porte sur un problème systémique

Le délai prévu pour le règlement du litige est de 30 jours calendaires à compter de la date de réception de la plainte. Si ce délai ne peut être respecté, le plaignant en sera informé et se verra communiquer un nouveau délai prévisionnel.

Étape 4 — Conclusion et communication

Une fois la procédure terminée, le responsable désigné :

• informe le plaignant par écrit de la suite donnée à sa plainte (si ses coordonnées ont été fournies), en précisant les mesures prises ou la décision rendue

• clôture le dossier dans le journal de suivi en indiquant la date de clôture et un résumé de la résolution

• recense les enseignements tirés afin d'améliorer les pratiques d'ID Genève

6. Confidentialité et protection contre les représailles

6.1 Confidentialité

Toutes les informations relatives à une réclamation sont traitées de manière strictement confidentielle. Elles ne sont communiquées qu'aux personnes directement impliquées dans son traitement.

Les données personnelles des plaignants sont traitées conformément à la politique de confidentialité d'ID Genève et à la législation suisse applicable (LPD).

6.2 Protection contre les représailles

Toute forme de représailles à l'encontre d'une personne ayant déposé une plainte de bonne foi est strictement interdite. Cette protection s'applique à toutes les parties prenantes, qu'elles soient internes ou externes.

Tout acte avéré de représailles constitue une violation de la présente procédure et peut donner lieu à des mesures disciplinaires ou à des mesures correctives appropriées.

Si une personne estime avoir fait l'objet de mesures de représailles après avoir déposé une plainte, elle peut contacter directement la direction d'ID Genève à l'adresse info@idwatch.ch

7. Responsable désigné

ID Genève désigne un seul responsable chargé de la gestion des réclamations :

Agent Nicolas Freudiger

Fonction PDG

Contactez-nous grievance@idwatch.ch

Suppléant : Cédric Mulhauser (en cas d'absence ou de conflit d'intérêts)

8. Registre de suivi et rapport annuel

Chaque réclamation reçue est consignée dans le registre de suivi des réclamations (dossier dédié). Ce registre contient au minimum :

• numéro de dossier unique

• date de réception

• nature et objet de la plainte

• statut (En cours / Résolu / Rejeté / Clôturé)

• date limite

• résumé de la résolution

Une fois par an, le responsable désigné établit un rapport annuel à l'intention de la direction, comprenant notamment :

• le nombre de plaintes reçues

• répartition par type de motif

• taux de résolution et délais de traitement moyens

• mesures correctives ou améliorations

Si aucune plainte n'a été reçue au cours de l'année, le responsable désigné consigne officiellement cette information dans le registre afin de démontrer que la procédure est bien en place.

9. Évaluation et amélioration continue

Cette procédure fait l'objet d'une révision au moins tous les 12 mois, ou en cas d'événement majeur (plainte grave, modification de la réglementation).

Toute modification est approuvée par la direction avant sa publication.

Cette procédure est accessible au public sur le site web d'ID Genève et constitue un document officiel de gouvernance.

Annexe – Suivi et traçabilité

Version : 1.0 – juin 2026

Responsable : Nicolas Freudiger

Ce document a été approuvé par la direction d'ID Genève